„Największą iluzją w komunikacji jest to, że miała miejsce".
Przywołując te słowa, które prawie 100 lat temu napisał George Bernard Shaw można by podejrzewać, że miał on coś na kształt szklanej kuli. I co więcej, że w tej kuli widział także realia wdrażania zmian w organizacjach XXI wieku. Dlaczego?
Na początek mamy dla Was garść faktów na temat tego, czego nie robimy albo co robimy niewłaściwie komunikując się z pracownikami w trakcie wdrażania zmian - taki komunikacyjny „wall of shame". Czyli 10 głównych błędów, które popełniamy w tym zakresie. Błędy te bardzo negatywnie wpływają na zaangażowanie pracowników oraz szybkość i skuteczność wdrażanych zmian.
Zwłaszcza w post-pandemicznej rzeczywistości, w realiach przesycenia i zmęczenia zmianami oraz cięgle jeszcze obecnej separacji, gdy wiele osób nadal pracuje zdalnie albo w trybie hybrydowym – gdy odpowiednia komunikacja to klucz do tego, aby w zmianie zamiast oporu, zniechęcenia lub apatii wzbudzać zaangażowanie, kreatywność i chęć do próbowania nowych rzeczy. Ale żeby nie było, że tylko narzekamy – opowiadamy też o dobrych praktykach i pomysłach na to, jak te błędy wyeliminować bez pomocy sił magicznych.
Zapraszam do lektury!
Krzysztof S. Ogonowski i zespół Silfra
Komunikacyjny Wall of Shame, czyli 10 głównych błędów,
Nie zaczynamy od „WHY" - główną przyczyną oporu pracowników od lat jest brak świadomości potrzeby zmiany – a ten bierze się wprost z nieskutecznej i/ lub niewystarczającej komunikacji,
Skupiamy się na temacie, a nie na potrzebie, umniejszamy siłę storytelling'u - komunikujemy przede wszystkim „od projektu" i „o projekcie" zamiast „do pracowników", których ona dotyczy i „o ich perspektywie w zmianie". Przez to także komunikacja bywa zbyt ogólna, nie dostosowana do specyficznych uwarunkowań różnych grup pracowników, którzy zazwyczaj są w różnym stopniu dotknięte wpływem zmian,
Wystawiamy „na scenę" niewłaściwych aktorów - w niewystarczającym stopniu angażujemy do komunikacji tych, którzy są w naturalny sposób preferowanymi nadawcami informacji o zmianie: Sponsorów oraz bezpośrednich przełożonych pracowników,
Nasi kluczowi „aktorzy" nie są do swoich ról przygotowani - ok. 50% Sponsorów nie rozumie swojej roli w zmianie, w tym w procesie komunikacji, a spośród bezpośrednich przełożonych tylko ok. 1/3 jest do swojej roli odpowiednio przygotowana, (...)
Jarek Kutelski, ekspert z 25-cio letnim doświadczeniem w zakresie komunikacji korporacyjnej i Natalia Koskowska, Change Managerka, rozmawiają o tym jakie dominuje podejście do komunikacji zmiany w organizacjach, o wyzwaniach z jakimi mierzą się osoby odpowiedzialne za komunikacje oraz o tym co najlepiej sprawdza się w praktyce.
(...) Natalia: Jarku, zatem pierwsze pytanie – rozpoczynasz pracę na nowym projekcie, na którym odpowiadasz za komunikację zmiany. Od czego zaczynasz?
Jarek: W pierwszej kolejności należy zrozumieć potrzeby Klienta wewnętrznego, jeżeli chodzi o potrzeby komunikacyjne. Istotne jest ustalenie priorytetów i zakresu zadań, za które będziemy odpowiadać. Innymi słowami, ustalenie reguł gry. Te reguły zwykle ulegają zmianie wraz z postępem projektu i pojawianiem się nowych potrzeb związanych z komunikacją, ale ważny jest początkowy punkt odniesienia, co pozwala zarządzić wzajemnymi oczekiwaniami i zobowiązaniami.
(...) Natalia: Jakie dominuje podejście do komunikacji zmiany w firmach?
Jarek: Często panuje przekonanie, że jeżeli mamy eksperta od komunikacji to projekt/zmiana będzie zakomunikowany. Podkreślę, że rolą osoby od komunikacji jest wsparcie Liderów w sprawnym komunikowaniu się na poziomie ich zespołów i całej organizacji poprzez przygotowanie ich do tej roli (np. szkolenia z wystąpień publicznych) oraz opracowanie dla nich odpowiednich materiałów komunikacyjnych. Zespołom komunikacji korporacyjnej chyba cały czas nie udało się przekonać Liderów, że to ich rolą i obowiązkiem jest przedstawienie kluczowych komunikatów, a Zespół komunikacji ma im to ułatwić. Natomiast nie zastąpi ich jako Nadawców komunikacji. Bardzo często ludzie awansują nie dlatego, że są świetnymi liderami tylko bardzo dobrymi ekspertami. Zdarzało mi się nie raz, że Dyrektor, Senior Lider, z którym pracowałem był wspaniałym ekspertem, ale nie był dobry w komunikowaniu się z ludźmi, bo do tej pory nie było to od niego wymagane. Rolą Zespołu Komunikacji jest pomoc takim Liderom w sprawnym komunikowaniu się. (...)
Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma dokonuje połączenia lub przejęcia innej firmy, albo wdraża nowy model biznesowy, czy też duże cyfrowe projekty (np. system ERP albo CRM). Albo optymalizuje procesy, dokonuje reorganizacji, wdraża nową politykę zarządzania projektami, czy też projekty w obszarze HR, kultury organizacyjnej albo dostosowania firmy do wymogów prawa. Wszystkie te są z reguły nie tylko merytorycznie dość złożone, ale także oznaczają znaczące zmiany dla pracowników. Żeby je skutecznie realizować oczywiście trzeba się sprawnie komunikować. Jest to więc każda interakcja co najmniej dwóch osób, zarówno zaplanowana jak i spontaniczna, służąca wymianie informacji po to, aby podjąć decyzję lub działania, na których nam zależy. Powinien to być proces dwustronny, z aktywnym udziałem nadawcy i odbiorcy. Oraz z możliwością udzielenia informacji zwrotnej. Wtedy możemy uznać, że komunikacja ma miejsce. Sam koncept komunikacji w projekcie wydaje się wiec prosty i oczywisty.
Artykuł pochodzi z Strefa PMI nr. 41, czerwiec 2023.
Już 27 listopada (pon.) o godz. 18:00-19:00
Dowiedz się jak wykorzystać Model Prosci PCT® do oceny Twojego projektu!
Podczas webinaru, Krzysztof S. Ogonowski - CEO Silfra Consulting, ekspert w dziedzinie zarządzania zmianą, pokaże „na żywo" krok po kroku, jak ocenić projekt wykorzystując do tego Trójkąt Projektu Zmiany Prosci. Powie również w jaki sposób, kiedy i z kim w Twojej organizacji najlepiej jest przygotować taką analizę oraz jak skorzystać z jej wyników.
Przekonaj się, że wykorzystanie dobrych i sprawdzonych narzędzi, to czynnik sukcesu wdrażania zmian, kiedy jest ich dużo a czasu mało.
Więcej o tym jak poprawić skuteczność wprowadzania zmian i zwiększyć zwrot z inwestycji w zmianę dowiesz się w czasie 3 dniowych najbardziej popularnych na świecie warsztatów certyfikacyjnych metodyki Prosci.