Wioletta Kastrau: Eliza jesteś Change Managerem i na co dzień pracujesz, a może współpracujesz (o tym również porozmawiamy) ze sponsorami zmiany. Dodajmy, tytułem wstępu, kilka słów. Badania Prosci pokazują, że to właśnie sponsor jest kluczowym elementem sukcesu powodzenia zmiany. Oczywiście jeśli pełni swoją rolę, czyli: jest aktywny, jest twarzą zmiany, komunikuje ją, tworzy koalicję sponsorów.
Z drugiej strony jest też jednocześnie czynnikiem porażki zmiany, jeśli tej roli nie pełni. Dlaczego, Twoim zdaniem, tak się dzieje?
Eliza Dertkowska: Można po prostu powiedzieć, że aby inicjatywy zmian organizacyjnych odniosły sukces, sponsoring zarządzania zmianą jest koniecznością. Bardzo często słowo sponsor kojarzone jest ze wsparciem finansowym. Pochodzi jednak od łacińskiego słowa „spondre”, które oznacza dać pewność, obiecać.
W tej roli, w tym znaczeniu sponsor zapewnia wsparcie inicjatyw, wsparcie projektu. I to jest ta ważna rola. W zmianie sponsorzy zapewniają widoczne przywództwo potrzebne do prowadzenia
Projektu, tworzenia wizji zmiany, nadawania wiarygodności projektowi. Pozostając aktywnie zaangażowani w przywództwo i zarządzanie projektem, mogą zapewnić, że działania będą priorytetem i pozostaną po prostu na dobrej drodze do celu.
Wioletta: No właśnie, też tak to sobie wyobrażam. Natomiast Ty faktycznie z tymi sponsorami pracujesz na co dzień. Przypominam sobie taką kwestię, którą Krzysztof Ogonowski mówi w swoich wystąpieniach, że właśnie sponsor to jest taki aktor na scenie, a to Change Manager jest tym reżyserem.
To powiedz może, jak z Twojego doświadczenia wygląda taka wzorcowa, no właśnie - praca czy współpraca?
Eliza: To jest bardzo dobre pytanie. Zastanawiając się nad tym, muszę powiedzieć, że zawsze byłam zdania, że współpraca jest kluczowa do realizacji wyznaczonych celów. Obojętnie na jakim polu biznesowym. Współpraca oznacza wspólne działanie zaangażowanych osób. Przecież my chcemy grać do jednej bramki, mamy wspólny interes. Z mojego doświadczenia jako Change Managera wynika, że bardzo ważne jest stworzenie relacji. Relacji opartej na zrozumieniu i otwartości, bo to zapewnia bardzo dobre podstawy do dalszej współpracy. Czasami jest tak, że Change Manager wie, jakie rozwiązanie mogłoby być korzystne w danej sytuacji, ale przecież nie może chcieć bardziej niż sponsor zastosować to rozwiązanie. I właśnie to jest ta rola, o której Ty mówisz, że Change Manager jest takim reżyserem. Czyli może wyreżyserować, może zaproponować pewne rozwiązanie, a to aktor ma je dostarczyć, ma być w świetle reflektorów. No i myślę, że na tym też polega współpraca. Change Manager może proponować, sugerować i dać przestrzeń sponsorowi na podjęcie decyzji, na którą jest gotowy w danym momencie. Może się okazać, że za kilka tygodni, po jakimś czasie wrócimy do pierwotnie proponowanego rozwiązania. To też buduje zaufanie sponsora do Change Managera, jego wiarygodność. Myślę, że pokora, otwartość, szacunek, wiedza ekspercka to jest to, co przede wszystkim powinno być w pracy i współpracy Change Managera ze sponsorem.
Wioletta: Absolutnie to do mnie przemawia. Też jestem zwolenniczką współpracy, budowania wspólnie tej wartości, ale widzę pewne zagrożenie, a mianowicie brak czasu sponsora, żeby poświęcić ten czas Change Managerowi na spotkania, rozmowy, wreszcie nawet na podjęcie decyzji, o której mówiłaś. Powiedz jak Ty sobie z tym radzisz? Jakie są twoje Golden Tipy?
Eliza: No tak, czasami mówmy, że fajnie, gdyby takie Golden Tipy istniały. Cieszę się, że mogę się podzielić moim doświadczeniem. Myślę, że istnieje kilka kluczowych powodów, dla których menedżerowie zmian powinni uzyskać sponsoring przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu zmiany. Bo przecież sponsorzy muszą być czymś więcej niż tylko sponsorami z nazwy. Prosci fantastycznie to definiuje tzw. ABC sponsora, bo również to sponsorzy pomagają zmobilizować pracowników w całej firmie. Sponsor poprzez bycie aktywnym podczas zmiany ma swoją rolę w realizacji projektu. Ma duży wpływ na efektywność, no i ostateczne wyniki. Taki sponsor oferuje wsparcie i przywództwo na najwyższych szczeblach. Zmiany organizacyjne często wpływają na kilka funkcji biznesowych, a ponieważ liderzy utrzymują ze sobą bliskie relacje, sponsor może pomóc w zdobyciu wsparcia innych liderów wyższego szczebla. Może mieć udział w zarządzaniu inicjatywą i może to robić poprzez budowanie koalicji. Czyli rola pod literką B w modelu Prosci, czyli takie gromadzenie ludzi, tworzenie grupy przychylnej zmianom. No i jakby nie było, sponsor uwiarygodnia program. Dołączenie nazwiska osoby postrzeganej jako ta, która ma sprawczość w projekcie, natychmiast dodaje inicjatywie większej powagi. Chociaż waga tej wiarygodności może być trudna do oszacowania, ale ostatecznie pomaga zmobilizować i wpłynąć na pracowników na każdym poziomie firmy. Dlatego sponsorzy też powinni regularnie komunikować, próbować różnych kanałów informacyjnych.
Wioletta: Jak w takim razie uzyskać to zaangażowanie sponsora?
Eliza: Z mojego doświadczenia wynika, że czasami proste ćwiczenie, rozpisania ze sponsorem „the why”, czyli dlaczego to robimy z perspektywy organizacyjnej, indywidualnej i tzw. what's in it for me?, czyli korzyści, benefity dla zespołu, pomagają zyskać inną perspektywę. Taką, która daje powody i korzyści wprowadzenia zmiany. Wtedy sponsor też trochę z innej perspektywy patrzy na przedsięwzięcie.
No i dodatkowo warto regularnie pokazywać wyniki, korzyści płynące z prowadzenia projektu z zaangażowaniem Change Managementu na tzw. spotkaniach przeglądowych. Bo to sponsorzy powinni być przede wszystkim zaangażowani w program zmian. Prawdziwe wsparcie pochodzi z zaangażowania. A sponsorzy muszą mieć powód do zaangażowania. No i dlatego ważne jest, żeby nawiązać relację i zbudować silne uzasadnienie biznesowe dla projektu.
Wioletta: No właśnie, to uzasadnienie biznesowe, o którym mówisz. Wyobrażam sobie, że w dużych organizacjach jest wiele business unitów, w których są realizowane zmiany albo których te zmiany dotyczą, czy jedna zmiana lub transformacja np. na poziomie całej organizacji.
No i teraz mi przychodzi do głowy pytanie, czy Change Manager musi się znać na tych wszystkich obszarach, żeby dobrze to uzasadnienie biznesowe przygotować?
Eliza: No fantastycznie pewnie by było, gdyby się znał. Był taką alfą i omegą. Jednak pewnie byłoby to trudne do wykonania. Uzyskanie sponsoringu w zarządzaniu zmianą, jak w każdej innej inicjatywie biznesowej wymaga kilku umiejętności. Umiejętności miękkich czy zrozumienia biznesu i wglądu w to, czego potrzebują menedżerowie, czego potrzebują sponsorzy. Dlatego warto nauczyć się mówić językiem sponsora, językiem biznesu, który mamy wspierać jako Change Manager. Wgląd w sytuację danego biznesu, również tą makroekonomiczną. Poznanie szans, ryzyk w danym obszarze pozwala na sformułowanie komunikatu, który trafia do danego sponsora. Dobrze znany model komunikatu do głowy, do serca i później ruch wykonawczy może być pomocny. Podobnie jak w przypadku każdego innego profesjonalisty biznesowego. Każdy sponsor ma swoje priorytety biznesowe, które warto wziąć pod uwagę. Każdy lider ma swój własny punkt widzenia i obszar, na którym się najbardziej skupia. Dla przykładu CEO może być zainteresowany wydajnością, elastycznością IT.
Podczas gdy inni są bardziej skoncentrowani na zwrocie tej inwestycji, inni na ryzyku, inni na produktywności, czy innowacjach itd. Muszę powiedzieć, że pomimo że pracuję w firmie, która jest dostawcą usług logistycznych i wydawałoby się, że logistyka to logistyka i do każdego trafia taki sam komunikat, to tak nie jest. To lider każdego produktu biznesowego, w zależności czy jest to logistyka kontraktowa, fracht morski, lotniczy, usługi projektowe czy funkcje, rozmawia w inny sposób, używając innej argumentacji. I warto odkryć, gdzie leżą interesy sponsora, na czym najbardziej mu zależy, a następnie zbudować propozycję z myślą o tym języku, przedstawiając korzyści płynące z projektu zmiany. Ważne jest, aby zrozumieć, na jakich korzyściach należy się skupić, no i później jak je zwymiarować dla właściwych odbiorców.
Wioletta: Podaj może jakieś przykłady korzyści, na które skuszą się sponsorzy…
Eliza: Mogą być bardzo różne… Właśnie w zależności od tego, jaki jest obszar zainteresowania każdego ze sponsorów. Mogą to być zwroty finansowe, oszczędności, wyższe zyski, produktywność pracowników czy umiejętności, które nabywają pracownicy, wskaźnik rotacji, zadowolenie, wydajność, a może też być innowacyjność i zwinność. Przygotowanie uzasadnienia biznesowego może mieć duży wpływ zarówno na to, czy sponsor wspiera projekt, jak i na to, jak aktywnie się angażuje. Dlatego kluczowe znaczenie ma poświęcenie czasu i wysiłku na tą wczesną dyskusję.
Wioletta: Powiedz proszę na koniec jaki jest Twój osobisty sposób na dobrą współpracę ze sponsorem?
Eliza: Pytana, w jaki sposób pracuję z biznesem, odpowiadam, że jestem osobą z sercem na dłoni i analitycznym umysłem. Szczególnie, że pracuję w obszarze HR, ale myślę, że taka kombinacja pozwala mi na zajęcie się aspektem ludzkim zmian, transformacji przy jednoczesnym utrzymaniu wyników finansowych w polu widzenia. Mogę śmiało powiedzieć liderowi, czy sponsorowi, że zajmując się zmianą od strony pracownika, czyli miękkimi aspektami, realnie wpływamy na twarde wyniki projektu, a na koniec na wynik finansowy. Cyfry muszą się zgadzać. Myślę, że najważniejsze to pamiętać, że sponsor to też człowiek. Przecież mamy po drugiej stronie człowieka, który przede wszystkim potrzebuje wsparcia. I czasami dla Change Managera oznacza to codzienne rozmowy w tzw. gorącym okresie prowadzenia projektu, przed „Go Life” szczególnie. Wypracowanie bardzo indywidualnego podejścia „per kraj”, bo przecież każda nacja jest inna. A dla mnie osobiście największą nagrodą jako dla Change Managera jest to kiedy widzę zmianę podejścia sponsora. Widzę jak po jakimś czasie wspólnej pracy, współpracy właśnie, nawiązania relacji zwraca uwagę na kluczowe aspekty zmiany. Mówi innym językiem, trochę inaczej pracuje ze swoim zespołem i wtedy wiem, że taki menedżer czy ma poprowadzić zespół 10-cio czy 100-osobowy w jednym, czy w dziesięciu krajach to jestem spokojna o powodzenie. Ostatnio podczas takiego regularnego spotkania projektowego jeden ze sponsorów po swojej wypowiedzi i wypowiedzi swojego managera powiedział: „Eliza, słyszysz? My już mówimy tak jak Ty”. To jest wspaniałe słyszeć cos takiego, aż ciarki przechodzą po ciele.
Wioletta: To prawda. Wypada mi życzyć Tobie wspaniałych partnerów, sponsorów, z którymi się po prostu dobrze współpracuje, z którymi tworzycie właśnie te korzyści i te wartości dla organizacji z prowadzenia zmiany. Bardzo Ci dziękuję, że podzieliłaś się swoimi doświadczeniami. Niezwykle to cenne. Dziękuję serdecznie.