Cel zarządzania zmianą jest jasny: zapewnienie, aby zmiany przyniosły zamierzone rezultaty poprzez zaadresowanie jednego z kluczowych czynników udanej zmiany – ludzkiej strony zmiany. Przyswojenie i stosowanie rozwiązań projektu przez pracowników ma kluczowe znaczenie dla dostarczenia nie tylko doskonałego produktu projektu, ale przede wszystkich dla zapewnienia długofalowych rezultatów biznesowych. W praktyce, zarządzanie zmianą odbywa się na kilku różnych poziomach organizacji:
• Poziomie przedsiębiorstwa: organizacyjne kompetencje w zarządzaniu zmianami• Poziomie projektu: ocena realizacji korzyści biznesowych na poszczególnych projektach
• Poziomie indywidualnym: podejście umożliwiające przeprowadzenie jednej osoby przez zmianę
Cele zarządzania zmianą na poziomie projektu
Zarządzanie zmianą na poziomie projektu polega na zapewnieniu, aby projekt osiągnął zamierzone rezultaty biznesowe poprzez przeprowadzenie przez zmianę poszczególnych pracowników. Kiedy wdrażane jest na przykład nowe rozwiązanie technologiczne, pracownicy muszą je przyswoić i skutecznie stosować, aby dało ono oczekiwany efekt biznesowy. Zarządzanie zmianą na poziomie projektu zapewnia konkretne strategie, plany i działania zorientowane na pracowników i zintegrowane z zarządzaniem projektem.
Zarządzanie zmianą na poziomie projektu może być stosowane w każdym projekcie lub inicjatywie, która ma wpływ na sposób wykonywania pracy przez pracowników. Niektóre zmiany wpływają na setki pracowników, podczas gdy inne wpływają nawet na tysiące. Zmiany mogą być powodowane przez czynniki zewnętrzne, czynniki wewnętrzne lub kombinację obu. Zmiany mogą mieć wpływ na procesy, systemy, narzędzia, struktury organizacyjne lub role zawodowe. Lecz jeśli zmiana wymaga, aby pracownicy wykonywali swoją pracę inaczej (demonstrując nowe zachowania, realizując nowe procesy, używając nowych narzędzi), wtedy pojawia się miejsce dla zarządzania zmianą na poziomie projektu.
Z punktu widzenia projektu, zarządzanie zmianą jest zestawem działań, procesów i narzędzi stosowanych na konkretnym projekcie w celu zapewnienia przyswojenia i stosowania produktów projektu przez użytkowników. Ale czy w ten sposób wyjaśnilibyśmy zespołowi projektowemu, czym jest zarządzanie zmianą?
Czym jest zarządzanie zmianą na poziomie projektu?
Ważne jest, abyśmy jako praktycy zarządzania zmianą rozumieli, czym jest zarządzanie zmianą dla zespołu projektowego, z którym współpracujemy.
Możemy zacząć od definicji technicznej:
„Zarządzanie zmianą to zastosowanie ustrukturyzowanego podejścia i zestawu narzędzi, aby poprzez zarządzanie ludzkimi aspektami projektu dokonać przejścia ze stanu obecnego do stanu przyszłego i osiągnąć założone cele (oczekiwany zwrot z inwestycji).”
– Formalna definicja zarządzania zmianą wg Prosci
Chociaż jest to dokładna definicja, może nie być najskuteczniejszym sposobem na opisanie, czym jest zarządzanie zmianą, jeśli naszym celem jest zbudowanie poparcia i zaangażowania w zarządzanie zmianą. Warto porównać powyższą definicję z poniższymi propozycjami.
Zarządzanie zmianą to:
• Narzędzie realizacji korzyści
• Sposób na osiągnięcie rezultatów i wyników
• Podejście zwiększające zwrot z inwestycji
• Podejście zapewniające przyswojenie i stosowanie produktów projektu
• Narzędzie do ograniczania nadmiernych kosztów projektu
• Podejście zmniejszające ryzyko projektu
Chociaż te stwierdzenia nie mówią dokładnie, czym jest zarządzanie zmianą, każde z nich opisuje czym jest to pojęcie w odniesieniu do tego, na czym zależy naszym odbiorcom (liderom projektów i kierownikom wyższego szczebla). Są to: realizacja korzyści biznesowych, rezultaty, zwrot z inwestycji, wdrożenie, przyswojenie i stosowanie, koszty i ryzyko.
Odpowiadając na pytanie „Czym jest zarządzanie zmianą na poziomie projektu?” należy wiedzieć, do kogo się zwracamy. Dla liderów projektów i kierowników wyższego szczebla, z którymi współpracujemy, zarządzanie zmianą jest rozwiązaniem problemu, z którym się borykają (np. projekt nie przynosi zamierzonych rezultatów). Definiując zarządzanie zmianą praktykowi w zarządzaniu zmianą – powiemy, że to ustrukturyzowane podejście do tworzenia strategii, która zapewnia przyswojenie i stosowanie rozwiązań projektowych przez użytkowników / pracowników w celu realizacji zamierzonych celów projektu.
Zastosowanie zarządzania zmianą na poziomie projektu
Kiedy najlepsze definicje zarządzania zmianą różnią się w zależności od odbiorców przekazu, badania porównawcze wskazują kilka dość prostych kroków niezbędnych do zastosowania zarządzania zmianą na poziomie projektu. Poniżej znajdują się cztery wskazówki, jak zacząć stosować zarządzanie zmianą:
1. Zastosuj ustrukturyzowaną metodykę
W ciągu ostatniej dekady dyscyplina zarządzania zmianą stale ewoluowała i dojrzewała. „Miękka i nieprecyzyjna” strona zmian jest teraz adresowana w standardowy sposób poprzez struktury, procesy i narzędzia. Korzystanie z ustrukturyzowanej metodyki umożliwia bardziej bezpośrednie i praktyczne podejście oraz zapobiega sytuacjom, w których naszej uwadze mogą umknąć kwestie istotne dla sukcesu projektu.
2. Dostosuj swoje podejście
W zarządzaniu zmianą nie ma uniwersalnych rozwiązań pasujących do wszystkich sytuacji. Strategia zarządzania zmianą i plany stopniowej zmiany wpływającej na 50 pracowników będą wyglądać zupełnie inaczej niż plany radykalnej transformacji wpływającej na 5000 pracowników. Proces przygotowania zarządzania zmianą będzie podobny, ale sposób jego zastosowania będzie odzwierciedlał skalę i charakter przeprowadzanej zmiany.
3. Zapewnij odpowiednie zasoby do zarządzania zmianą
Jeśli nikt nie jest przypisany do zarządzania zmianą, jest wysoce prawdopodobne, że to zarządzanie nie będzie miało miejsca. Badania Prosci wskazują na bezpośrednią korelację między zapewnieniem dedykowanych zasobów do zarządzania zmianą a efektem przeprowadzanych zmian. Dedykowany ekspert zapewnia odpowiednie wsparcie oraz stanowi punkt kontaktowy w kwestiach dotyczących zarządzania zmianą. Tym zasobem może być ktoś z zespołu projektowego lub ktoś wspierający zespół. Ważne, aby to była osoba z pełną odpowiedzialnością za zarządzanie zmianą.
4. Współpracuj z zespołem projektowym
Zarządzanie zmianą nie może być stosowane na poziomie projektu w próżni, bez zaangażowania zespołu projektowego. Należy jasno określić relacje między zespołem projektowym a zasobami zarządzania zmianą oraz zdefiniować role i zadania po obu stronach. Istotne jest budowanie partnerskiej relacji zorientowanej na jeden cel – zapewnienie realizacji celów projektu i oczekiwanych korzyści biznesowych.
Na poziomie projektu zarządzanie zmianą jest działaniem pozwalającym realizować korzyści i kreującym wartość biznesową dla poszczególnych projektów i inicjatyw. Jest ustrukturyzowanym podejściem do tworzenia niestandardowych i skalowalnych strategii i planów mających na celu zapewnienie przyswojenia i stosowania produktów projektu przez pracowników. Jest to sposób na osiągnięcie przez projekt zamierzonych celów biznesowych i wyników, zwrotu z inwestycji, ograniczenia kosztów i ryzyk projektowych oraz wykreowanie wartości dodanej dla biznesu. Zarządzanie zmianą zapewnia, że projekty i inicjatywy odnoszą sukces.
Oceń potencjał swojego projektu
Certyfikacja dla Liderów Zmian
Przeczytaj więcej o powiązaniu zarządzania zmianą z zarządzaniem projektami