Lista kontrolna planowania zarządzania zmianą Prosci ma swoje oparcie w ponad dwudziestoletnich badaniach najlepszych praktyk zarządzania zmianą i stanowi podstawę procesów oraz narzędzi dla zarządzania zmianą w projektach.
WDRAŻANIE ZARZĄDZANIA ZMIANĄ: DZIESIĘĆ PYTAŃ, KTÓRE NALEŻY ZADAĆ
1. Czy korzystasz z ustrukturyzowanej metodyki zarządzania zmianą?Badanie najlepszych praktyk z 2013 r. wykazało znaczny wzrost liczby projektów wykorzystujących ustrukturyzowaną metodykę – z 60% w 2009 r. do 79% w 2013 r. Ponadto uczestnicy wymieniali wykorzystanie ustrukturyzowanego procesu i narzędzi jako drugi najważniejszy czynnik przyczyniający się do sukcesu zaraz za skutecznym pełnieniem roli sponsora w zmianie. Analiza korelacji pokazuje, że zmiany przy użyciu ustrukturyzowanego podejścia są bardziej skuteczne i mają większe szanse na osiągnięcie celów projektu.
Podejście „jeden plan dla wszystkich” w przypadku zarządzania zmianą jest nieskuteczne. Strategia
i plan zarządzania zmianą powinny być skalowane w oparciu o dwa czynniki:
• Organizacja, na którą ma wpływ zmiana (historia, kultura itp.)
Upewnij się, że podejście do zarządzania zmianą jest dostosowane do charakterystyki organizacji i samej zmiany.
3. Czy Twoje podejście uwzględnia sposób w jaki jednostka przechodzi przez zmianę?Udana zmiana organizacyjna następuje, gdy każda osoba, na którą ta zmiana ma wpływ, zmieni swój sposób pracy – zmieni się. Najbardziej efektywne podejścia do zarządzania zmianą łączą indywidualny model zmiany (taki jak ADKAR®) z organizacyjnym modelem zmiany i narzędziami, które można wykorzystać do wspierania tej indywidualnej zmiany (komunikacja, działania sponsorów zmiany, działania menedżerów, itp.).
4. Czy Twój projekt ma niezbędne wsparcie sponsora?Sponsoring – aktywny i widoczny udział liderów, którzy autoryzowali i sfinansowali inicjatywę – jest od wielu lat wymieniany jako główny czynnik przyczyniający się do sukcesu zmiany. Rola i miejsce w organizacji głównego sponsora musi być dostosowana do wielkości i rodzaju zmiany oraz grup pracowników, na które zmiana ma wpływ. Określ, czy zmiana ma odpowiednio silnego sponsora, zanim przejdziesz do następnego kroku.
5. Czy Twoi sponsorzy są przygotowani i mogą pełnić przypisaną im rolę?W badaniu najlepszych praktyk zidentyfikowano trzy kluczowe role sponsorów:
• Aktywny i widoczny udział w całym projekcie
• Budowanie koalicji sponsorów (menedżerowie menedżerów kontrolujący grupy dotknięte zmianą)
• Bezpośrednia komunikacja z pracownikami
Często agenci zmiany muszą zapewnić wsparcie liderom wyższego szczebla, aby mogli pełnić te role. Obejmuje to zarówno budowanie świadomości sponsorów co do ich roli, oraz bieżące wsparcie w wypełnianiu roli sponsora zmiany. Dowiedz się więcej o sponsorach na liście kontrolnej Sponsora Prosci.
6. Czy stworzyłeś skuteczny plan komunikacji?Efektywne plany komunikacji są skierowane do konkretnych odbiorców, wykorzystują różnorodne kanały, zapewniają możliwości uzyskania informacji zwrotnej i wykorzystują preferowanych nadawców komunikatów o zmianach. Upewnij się, że plan komunikacji zapewnienia, że odbiorcy nie tylko otrzymają, ale zrozumieją i przyswoją najważniejsze informacje. Dowiedz się więcej o planach komunikacji z listy kontrolnej komunikacji Prosci.
7. Czy zaangażowałeś menedżerów pracowników w zarządzanie zmianą?Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w pomyślnym przeprowadzaniu zmian organizacyjnych:
• Są preferowanymi nadawcami wiadomości dotyczących tego, jak zmiana wpływa na pracowników
• Odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i zarządzaniu oporem
• Mają wyjątkowe i bliskie relacje z bezpośrednimi podwładnymi, które pozwalają im skutecznie ich przeprowadzić przez zmianę
Kompleksowe podejście do zarządzania zmianą obejmuje plan zaangażowania i przygotowania menedżerów pracowników do skutecznego pełnienia ich roli w zmianie, w szczególności do zarządzania oporem i wspierania pracowników (budowanie wiedzy i umiejętności).
8. Czy masz gotowe proaktywne i reaktywne strategie zarządzania oporem?Zarządzanie oporem jest kluczowym elementem zarządzania zmianą. Proaktywne zarządzanie oporem polega na określeniu, jak opór może wyglądać, skąd może pochodzić oraz w jaki sposób można odpowiedzieć na zastrzeżenia i zbudować wsparcie na wczesnym etapie projektu. Reaktywne zarządzanie oporem obejmuje sposoby skutecznego radzenia sobie z oporem, gdy pojawi się on
w trakcie realizacji projektu. Dobre podejście do zarządzania zmianą obejmuje oba aspekty zarządzania oporem.
Ostatecznie zarządzanie zmianą polega na osiąganiu wyników. Skuteczne zarządzanie zmianą oznacza, że projekty osiągają swoje cele, a pracownicy przyswajają nowe rozwiązanie. Przed rozpoczęciem wdrażania zmian, zastanów się, skąd będziesz wiedzieć, czy projekt spełnia cele. W miarę wdrażania zmiany mierz jej przyswajanie i zbieraj informacje zwrotne od pracowników, aby zrozumieć, czy pomyślnie przeszli zmianę indywidualną.
10. Czy wdrożyłeś mechanizmy utrwalania zmiany?O sukcesie projektu ostatecznie zadecyduje to, czy zmiana zostanie utrwalona. Opracowując sposoby utrwalania zmiany, postępuj w sposób systematyczny i zorganizowany. Utrwalanie nie następuje tylko pod koniec zmiany, ale rozpoczyna się w trakcie projektu i w większości wypadków jest wymaganie w okresie powdrożeniowym. Bez mechanizmów utrwalających pracownicy mają tendencję powracania do starego sposobu wykonywania pracy.