10 pytań, które pracownicy zadają na temat zmiany

Autor: Tim Creasey

Jeśli jesteś praktykiem zarządzania zmianą, jednym z Twoich zadań jest przygotowanie menedżerów do pełnienia kluczowych ról podczas zmiany. Jedna z tych ról związana jest odpowiadaniem na kluczowe pytania dotyczące zmiany zadawane przez podwładnych. Przedstawiony w niniejszym artykule zestaw najczęściej zadawanych pytań i rekomendowanych odpowiedzi może być doskonałym źródłem informacji dla menedżerów, szczególnie dla tych, którzy po raz pierwszy zarządzają swoimi zespołami w zmianie. Kiedy menedżerowie są dobrze przygotowani do zarządzania zmianą, nabierają pewności siebie, której potrzebują, aby z powodzeniem wspierać poszczególnych pracowników i całe zespoły w procesie zmiany.

Najważniejsze pytania, które pracownicy zadają na temat zmiany

Poniżej przedstawiona jest lista 10 pytań najczęściej zadawanych przez pracowników w procesie zmiany:

1. 1. 1. Dlaczego zmiana jest przeprowadzana właśnie teraz?
      2. Jakie jest ryzyko nieprzeprowadzenia zmiany?
      3. Skąd taka pilność zmiany?
      4. Czy po jakimś czasie zmiana po prostu nie zostanie wycofana?
      5. Co zmiana oznacza dla mnie?
      6. Jakie mam opcje w zmianie?
      7. Na czym mogę skorzystać wspierając zmianę?
      8. A co, jeżeli nie zgadzam się ze zmianą?
      9. Czy to nie jest zmiana, którą już wcześniej próbowano wdrożyć bez efektu?
      10. A co, jeżeli dostanę więcej obowiązków za to samo wynagrodzenie?

Źródło: Employee’s Survival Guide to Change (Przewodnik pracownika w zmianie)

Dowiedz się, jak zmiana wpłynie na Twoje zespoły i przygotuj się na najbardziej typowe pytania w zmianie za pomocą ćwiczenia Prosci „Wczoraj – Jutro”

Odpowiedzi na pytania pracowników dotyczące zmiany

Można wykorzystać poniższe pytania i odpowiedzi jako podstawę do przeprowadzenia sesji informacyjnej z bezpośrednimi podwładnymi podczas zmiany. Nie każdy pracownik potrzebuje odpowiedzi na wszystkie pytania. Odpowiedzi są bardziej trafne i skuteczne, jeżeli są dostosowane do specyfiki organizacji i konkretnej zmiany oraz wykorzystują relewantne informacje.

Te najbardziej popularne pytania i odpowiedzi są częścią budowania Świadomości potrzeby zmiany - pierwszego elementu modelu ADKAR firmy Prosci.

Odpowiedzi na pytania związane ze Świadomością pozwalają pracownikom zrozumieć:

•    Dlaczego zmiana ma miejsce?
•    Co ta zmiana oznacza dla mnie? (WIIFM – What’s In It For Me)

Brak Świadomości jest często główną przyczyną oporu wobec zmiany wśród pracowników. Na szczęście jest to najłatwiejszy punkt oporu, który można zaadresować poprzez poniższe odpowiedzi. 

1.    Dlaczego zmiana jest przeprowadzana właśnie teraz?

Jako pracownik możesz mieć wrażenie, że zmiany zachodzą nagle i że dotyczą bezpośrednio Ciebie. W rzeczywistości większość zmian zaczyna się poza firmą na wiele miesięcy, a nawet lat przed zmianami wewnętrznymi. Badania pokazują, że zdecydowana większość dużych zmian w biznesie jest odpowiedzią na zmiany na rynku zewnętrznym.

Zewnętrzne zmiany rynkowe mogą skutkować:
•    utratą udziału w rynku (Twoja firma traci pieniądze)
•    nowymi rozwiązaniami i produktami oferowanymi przez konkurentów (rozwijającymi biznes szybciej niż Twoja firma)
•  niższymi cenami (koszty prowadzenia działalności przez konkurencję są niższe, co skutkuje bardziej atrakcyjnymi cenami dla klientów)
•    nowymi możliwościami rozwoju biznesu.

Zewnętrzne czynniki rynkowe wymagają czasu, aby w pełni wpłynąć na biznes. Jeśli już wpłynęły na wynik finansowy Twojej organizacji, zmiana jest potrzebna natychmiast. W niektórych przypadkach jest już za późno - wewnętrzne zmiany powinny rozpocząć się znacznie wcześniej.

2.    Jakie jest ryzyko nieprzeprowadzenia zmiany?

Kiedy zewnętrzne zmiany rynkowe zaczynają mieć wpływ na organizację, liderzy biznesu i menedżerowie nagle uświadamiają sobie ryzyko związane z nieprzeprowadzeniem odpowiednich zmian w organizacji.

Dla firm nieprzeprowadzenie zmian może oznaczać:
•    konieczność redukcji zatrudnienia (także na szczeblu kierowniczym)
•    porażkę na rynku
•    utratę przychodów lub bankructwo.

Dla pracowników nieprzeprowadzenie zmian może oznaczać:
•    niezadowolenie z pracy
•    mniejsze możliwości awansu i rozwoju
•    mniejsze bezpieczeństwo zatrudnienia w perspektywie długoterminowej
•    natychmiastową utratę zatrudnienia.

3.    Skąd taka pilność zmiany?

Pracownicy zazwyczaj dowiadują się o zmianach w organizacji z pewnym opóźnieniem. Organizacje nie zawsze dzielą się z pracownikami informacjami finansowymi i nie zawsze informują o słabych wynikach rynkowych. Dlatego też, gdy zmiana jest potrzebna pilnie, może być ona dużym zaskoczeniem dla wielu pracowników w organizacji.

Z jednej strony organizacje starają się wdrożyć zmiany tak szybko, jak to możliwe. Z drugiej strony, pracownik jest zwykle o kilka kroków z tyłu, próbując zrozumieć, dlaczego zmiana jest potrzebna i jak wpłynie na niego i jego pracę.

Większość pracowników nie odczuwa potrzeby pilnych zmian. W rzeczywistości mogą w ogóle nie widzieć samej potrzeby zmiany. A jeśli organizacja zmusza pracowników do zmiany, gdy nie rozumieją jej powodów biznesowych, bardzo rzadko zmiana zostaje efektywnie wdrożona.

4.    Czy po jakimś czasie zmiana po prostu nie zostanie wycofana?

Jeśli sukces finansowy organizacji zależy od zmiany, możesz oczekiwać, że nastąpi ona niezależnie od Twojego w nią zaangażowania. Próba przeczekania zmiany zazwyczaj nie zmieni jej wyniku. W większości przypadków organizacja wdroży zmianę, nawet jeśli pracownicy będą się jej sprzeciwiać, zwłaszcza jeśli stawką jest sukces finansowy.

Nie oznacza to, że zmiana musi mieć dla Ciebie negatywne konsekwencje. Wiele zmian przynosi pracownikom korzyści, które mogą obejmować lepsze narzędzia, usprawnione procesy pracy, stabilniejsze miejsca pracy i nowe możliwości rozwoju zawodowego.

5.    Co zmiana oznacza dla mnie?

Zmiana w organizacji może obejmować:
•    nowe sposoby wykonywania pracy
•    nowe systemy lub narzędzia
•    nowe struktury raportowania
•    nowe role i stanowiska 
•    nowe produkty lub usługi
•    nowe rynki lub lokalizacje geograficzne.

Jak zmiana wpłynie na Ciebie? To zależy od Twojej obecnej pracy, zakresu zmian i wyborów, których dokonasz w odpowiedzi na zmiany.

W przypadku niewielkich zmian, mogą one w ogóle nie mieć wpływu na pracownika. W przypadku dużych zmian, pracownik może wykonywać swoją pracę w nowy sposób, korzystać z nowych narzędzi lub podlegać nowemu przełożonemu. W przypadku radykalnych zmian w firmie, niektórzy pracownicy muszą rozpocząć pracę w innych działach lub nawet przenieść się do innych obszarów funkcjonalnych.

Kiedy zmiana zostanie wprowadzona, każdy pracownik odczuje ją w inny sposób. To, jak odpowiesz na zmianę, odgrywa ważną rolę w tym, jak zmiana wpłynie bezpośrednio na Ciebie. Innymi słowy, masz kontrolę nad tym, jak reagujesz na zmianę. Co więcej, to jak organizacja postrzega Ciebie i Twoją przyszłą rolę w firmie może zależeć od Twojej reakcji na zmianę i wyborów, których w tym kontekście dokonasz.

6.    Jakie mam opcje w zmianie?

Twoje wybory dotyczące sposobu reagowania na zmianę będą się zmieniać, w miarę jak organizacja będzie przechodzić przez proces zmiany. Pomyśl o zmianie w odniesieniu do poniższych etapów zmiany: 
•    kiedy zmiana jest po raz pierwszy ogłoszona - ale przed jej wdrożeniem
•    w trakcie procesu zmiany - kiedy nowe rozwiązanie jest wdrażane
•    po wprowadzeniu zmiany - po wdrożeniu rozwiązania
Twoje wybory i ich konsekwencje zależą od etapów zmiany, w którym się znajdujesz. W niektórych przypadkach wybory, których dokonujesz, mogą mieć negatywne skutki. Mogą być złe dla Ciebie i dla organizacji. Inne wybory, których dokonasz, przyniosą Ci korzyści i zwiększą Twoje możliwości odniesienia sukcesu w zmieniającej się organizacji.

7.    Na czym mogę skorzystać wspierając zmianę?

Do osobistych korzyści wynikających ze wspierania zmiany, zwłaszcza zmiany krytycznej dla sukcesu organizacji, należą:

8.    A co, jeżeli nie zgadzam się ze zmianą?

Co zrobić, jeśli uważasz, że organizacja poprzez zmianę adresuje niewłaściwy problem? Bądź cierpliwy. Zachowaj otwarty umysł. Upewnij się, że rozumiesz biznesowe powody zmiany. Nie bój się jednak wyrażać swoich konkretnych zastrzeżeń lub wątpliwości. Jeśli Twoje zastrzeżenia są uzasadnione, są duże szanse, że zostaną zaadresowane. Jeśli masz silne poczucie sprzeciwu wobec konkretnego elementu zmiany, poinformuj o tym odpowiednie osoby i zrób to we właściwy sposób.

9.    Czy to nie jest zmiana, którą już wcześniej próbowano wdrożyć bez efektu?

Historia Twojej firmy może obejmować kilka poprzednich zmian, które zakończyły się niepowodzeniem. Jeśli pracownicy są przyzwyczajeni do porażek, organizacji trudno będzie wymazać ich negatywne wspomnienia z przeszłości. Aby organizacje odnosiły sukcesy, wszyscy muszą być przygotowani do zaakceptowania przeszłych porażek, do wyciągania z nich wniosków i do skoncentrowania się na tym, co czeka organizację w przyszłości.

10.     A co, jeżeli dostanę więcej obowiązków za to samo wynagrodzenie?

Kiedy Twoja organizacja przechodzi zmiany, oznacza to zazwyczaj, że wymagane są nowe procesy, systemy lub umiejętności. Twoja rola w zmienionym środowisku pracy może wymagać nauczenia się tych nowych procesów lub zdobycia nowych umiejętności zawodowych. Rzeczywiście, niektóre z Twoich obowiązków mogą ulec zmianie.

Wynagrodzenie za poprzedni sposób wykonywania pracy może faktycznie zmaleć, ponieważ dla organizacji Twoja dotychczasowa praca stopniowo traci wartość. Natomiast wynagrodzenie za nową pracę może wzrosnąć w miarę wzrostu wartości nowych usług i produktów. Jest to jeden z efektów procesu zmiany. 

Zarządzanie zmianą i pytania pracowników

Powyższe pytania nie są jedynymi, z jakimi spotkasz się jako lider zmiany lub menedżer zespołu objętego zmianą. Z pewnością istnieje wiele innych scenariuszy zmian, wymagających specyficznego podejścia i dodatkowych pytań i odpowiedzi.  Jednak zrozumienie, jak ludzie czują się podczas zmiany, jakie pytania będą zadawać oraz odpowiednie przygotowanie się do rozmów z nimi może pomóc zbudować ich odpowiednią Świadomość, dzięki czemu będą mogli z powodzeniem przejść przez zmianę.

Tim Creasey pełni rolę Chief Innovation Officer w firmie Prosci i jest uznanym na całym świecie liderem w dziedzinie zarządzania zmianą. Jego praca stanowi istotny wkład do największego w branży zasobu wiedzy na temat zarządzania ludzką stroną zmian, zorientowanego na osiąganie wyników organizacyjnych.