Czy kiedykolwiek brałeś pod uwagę możliwość zbudowania przekazu promującego zarządzanie zmianą w oparciu o business case? Business case, czyli uzasadnienie biznesowe, jest formalnym, ustrukturyzowanym dokumentem, który przedstawia projekt lub zadanie w całkowicie racjonalny i merytoryczny sposób. W przypadku zarządzania zmianą, business case może pomóc w budowaniu wsparcia dla takiego podejścia.
Poniżej przedstawione są trzy korzyści wynikające z zastosowania business case’u do stworzenia przekazu na temat zarządzania zmianą: budowanie wiarygodności, wpływ na rezultaty projektu i realistyczny obraz zarządzania zmianą dla odbiorcy.
Sam business case jest dokumentem o dużej wiarygodności. Jego formuła, struktura i format są ogólnie znane i stosowane przez liderów biznesu i kierowników projektów. Liderzy biznesu oczekują opisu sytuacyjnego, opisu projektu oraz zastosowanego rozwiązania, a także analizy kosztów i korzyści, które pomogą im podjąć decyzję dotyczącą ustalenia priorytetów dla projektu i odpowiednich zasobów. Business case dla zarządzania zmianą powinien adresować te wszystkie wyżej wymienione aspekty.
Osobiste zaangażowanie ze strony praktyka w zarządzaniu zmianą w przygotowanie business case’u również buduje wiarygodność dla zarządzania zmianą. Takie podejście pozwala zademonstrować, w jaki sposób przeanalizowaliśmy różne aspekty zarządzania zmianą i zapisaliśmy wynik tej analizy w sformalizowanym dokumencie. W ten sposób przedstawiamy zarządzanie zmianą jak każdą inną inicjatywę organizacyjną.
Wprowadzenie zarządzania zmianą poprzez business case pozwala także zaadresować błędne wyobrażenia na temat zarządzania zmianą jako metody dotyczącej wyłącznie miękkich aspektów organizacyjnych, które często są niedookreślone i niejasne. Business case pozwala pokazać prawdziwą wartość zarządzania zmianą, potrzebę jego zastosowania oraz konkretne metody i narzędzia do zarządzania ludzkimi aspektami zmiany.
Najczęstsze obiekcje dotyczące zarządzania zmianą wysuwane pod jego adresem przez kierowników projektów i liderów biznesu ilustrują poniższe cytaty:
Trudno jest pozyskiwać wsparcie dla zarządzania zmianą, jeżeli nie jesteśmy w stanie połączyć zarządzania ludzką stroną zmiany z tym, co dla liderów jest najważniejsze - zapewnieniem rezultatów projektu i wynikających z nich korzyści biznesowych.
Business case jest niezwykle efektywnym narzędziem do pokazania wpływu aspektów ludzkich projektu na jego rezultaty biznesowe. Szczególnie ocena sytuacji biznesowej i definicja problemu biznesowego pozwalają zracjonalizować potrzebę zastosowanie zarządzania zmianą w odpowiednim kontekście, którym jest zapewnienie realizacji korzyści biznesowych wynikających z przeprowadzanej zmiany.
Adresowany problem nie polega na tym, że “brakuje zarządzania zmianą na projekcie”, tylko na tym, że “aby osiągnąć rezultaty projektu, musimy spowodować, aby ludzie zmienili sposób wykonywania swojej pracy”. Jest to subtelna, ale bardzo istotna zmiana w naszym przekazie, która pozwala podkreślić potrzebę zastosowania zarządzania zmianą w projekcie dla osiągnięcia jego sukcesu. Sekcje business case’u dotyczące analizy sytuacji i definicji problemu to idealne miejsca do podkreślenia jak rezultaty zmiany są zależne od ludzkiej strony zmiany.
Opracowanie business case’u pozwala odnieść się do następujących pytań:
Wielu liderów nie jest chętnych do wspierania zarządzania zmianą tylko ze względu na fakt, iż nie mają pojęcia jakie korzyści zarządzanie zmianą może dać ich projektom. Business case stwarza wyjątkową okazję zaprezentowania realistycznego i przekonywującego dla odbiorcy obrazu zarządzania zmianą.
Jedną z niezaprzeczalnych wartości przygotowania business case’u dla zarządzania zmianą jest możliwość wyjaśnienia koncepcji takiego podejścia poprzez język biznesowy zrozumiały dla odbiorcy w organizacji. W części opisowej business case’u, należy uwzględnić następujące sekcje:
Zarządzanie zmianą nabiera wymiarów praktycznych biznesowo, kiedy wyjaśniamy jego zakres oraz to, co nie jest w tym zakresie i kiedy w przejrzysty sposób definiujemy cele, czyli to, co planujemy osiągnąć dla projektu poprzez zastosowanie zarządzania zmianą.
W części business case’u dotyczącej opisu rozwiązania bardziej szczegółowo opisujemy jaki wpływ zastosowanie zarządzania zmianą będzie miało na projekt. W tym opisie uwzględniamy:
Są to pojęcia bardzo dobrze znane liderom biznesu i dzięki ich zastosowaniu zarządzanie zmianą przestaje być tajemniczym i niezrozumiałym podejściem dla tych odbiorców, którzy nie mieli z nim wcześniej do czynienia.
Jako praktyk w zarządzaniu zmianą doskonale znasz jego wartość i wiesz jakie korzyści przynosi dla projektu. Wiesz także, jak skumulowane udane przejście przez zmianę wielu osób nią objętych wpływa na końcowy efekt projektu.
Rozumiesz, jakie działania są niezbędne, aby zarządzanie zmianą przyniosło oczekiwany efekt. Problem w tym, że tej wiedzy i zrozumienia nie mają liderzy w Twojej organizacji. Dlatego business case jest tak przydatnym narzędziem do budowania wiarygodności zarządzania zmianą w biznesie poprzez pokazanie zależności rezultatów projektu od ludzkiej strony zmiany i poprzez wskazanie konkretnych działań, które w tym zakresie należy wykonać.
Jeżeli kiedykolwiek miałeś problem w uzyskaniu od liderów biznesu i sponsorów wsparcia, zasobów i budżetu dla zarządzania zmianą na projekcie, spróbuj zbudować swój przekaz w oparciu o ustrukturyzowany, formalny dokument, bardzo dobrze przez nich zrozumiały - business case.