Kadra kierownicza wyższego szczebla odgrywa zasadniczą rolę w procesach zmian. Organizacja oczekuje, aby jej liderzy byli widocznymi sponsorami zmian i demonstrowali swoją postawą konieczność zmian. Liderzy biznesu powinni poprzez swój autorytet uwiarygadniać proces, aby zapewnić jego sukces. 

BADANIA NAD ROLĄ SPONSORÓW

Kluczowy czynnik sukcesu

Uczestnicy Badania Prosci Najlepszych Praktyk w Zarządzaniu Zmianami, poproszeni o wskazanie kluczowych czynników przyczyniających się do sukcesu przeprowadzanych zmian, wskazali aktywne i widoczne zaangażowanie sponsorów jako czynnik najważniejszy. Tę najwyższą pozycję na liście czynników sukcesu sponsorzy utrzymują od czasu pierwszego badania benchmarkingowego Prosci przeprowadzonego w 1998 roku. W obszarze zarządzania zmianami wiele się zmieniło w ciągu ostatnich dwóch dekad, jednak znaczenie roli lidera dla sukcesu zmiany jest nieustannie najważniejsze.

Kluczowy czynnik porażki

Uczestnicy tego samego badania w kategorii dotyczącej kluczowych czynników porażki przeprowadzanych zmian wskazali jako najważniejszy brak dostatecznego wsparcia dla zmian ze strony sponsorów. W przypadku nieudanych zmian ich sponsorzy byli nieaktywni, niewidoczni, nie byli na odpowiednio wysokim szczeblu organizacyjnym, nie pozyskiwali do wspierania zmian innych liderów biznesu oraz nie zapewniali stałego wsparcia dla swoich projektów. 

Brak odpowiedniego zaangażowanie ze strony sponsorów skutkował większym oporem wobec zmian ze strony pracowników i opóźnioną oraz ograniczoną realizacją celów projektów.

Zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla i rozpoczęcie działań z zakresu zarządzania zmianami na odpowiednim etapie

Badania Prosci pokazują, że rozpoczęcie działań związanych z zarządzaniem zmianą na wczesnym etapie przygotowywania projektu ma pozytywny wpływ na jego wyniki. Jednak tylko 40% uczestników badania było w stanie włączyć zarządzanie zmianą na tym etapie. Ponad połowa respondentów zapytana o to, co umożliwiło im wczesne zainicjowanie zarządzania zmianą, wskazała na odpowiednie zaangażowanie w projekt kierownictwa wyższego szczebla. Doświadczeni w zarządzaniu zmianami liderzy nalegali na jak najwcześniejsze rozpoczęcie działań w tym zakresie.

Preferowani nadawcy przekazu dotyczącego zmiany

Pracownicy mają preferencje, w stosunku do tego, kto powinien być nadawcą przekazu na temat nadchodzących zmianach. Są to dwie role w organizacji: ich bezpośredni przełożony i lider biznesu / kierownik najwyższego szczebla.  Kierownicy najwyższego szczebla mają wpływ nie tylko na powodzenie zmian w makroskali organizacji, ale pełnią istotną rolę w stałym wspieraniu zmian i w bezpośrednim komunikowaniu pracownikom dlaczego te zmiany są potrzebne.

ROLA SPONSORA

W badaniach benchmarkingowych Prosci ich uczestnicy zdefiniowali spójny zestaw trzech ról w zmianie dla liderów biznesu i kierownictwa wyższego szczebla:

1. Aktywne i widoczne uczestnictwo w projekcie

Rola aktywnego i widocznego sponsora dla sukcesu zmiany była wymieniana częściej niż inne jego działania. Według uczestników badania bycie aktywnym i widocznym sponsorem oznacza zarówno alokowanie odpowiedniego budżetu finansowego, jak i osobiste zaangażowanie w działania wspierające zmianę. 

Sponsorzy, którzy uczestniczyli w spotkaniu inauguracyjnym projektu nie mogą zaraz po nim zniknąć z pola widzenia. Ich trwała obecność i zaangażowanie są niezbędne do utrzymania dynamiki zmiany i zapewnienia jej sukcesu.

2. Komunikowanie wsparcia i promowanie zmiany

Pracownicy objęci zmianą chcą usłyszeć od lidera organizacji, dlaczego ta zmiana jest ważna. Kierownicy wyższego szczebla są preferowanymi nadawcami przekazu o biznesowych przyczynach zmian, a także o ryzyku lub kosztach wynikających z niewdrożenia zmiany. Skuteczny lider legitymizuje potrzebę zmiany w organizacji i podkreśla jej priorytet poprzez bezpośrednie angażowanie pracowników.

3. Budowanie koalicji sponsorów

Uczestnicy badania potwierdzili kluczową rolę głównego sponsora zmiany w budowaniu i wspieraniu silnej koalicji dla zmiany wśród innych kierowników najwyższego szczebla. Sponsor powinien angażować w zmianę innych liderów biznesu i interesariuszy, aby mogli promować ją i wspierać w swoich obszarach organizacyjnej odpowiedzialności. Silna koalicja jest szczególnie ważna dla zmian, które obejmują wiele obszarów funkcjonalnych w organizacji.

Pomimo kluczowego znaczenia dla sukcesu zmiany tych trzech ról sponsorów, w rzeczywistości wielu kierowników najwyższego szczebla nie wywiązuje się z nich skutecznie. Powyższy wykres pokazuje odsetek uczestników, którzy stwierdzili, że ich sponsorzy byli nieskuteczni w pełnieniu trzech ról sponsora w zmianie.  Rolą, z którą sponsorzy zmagają się najbardziej jest budowanie koalicji sponsorów dla zmiany.

PEŁNIENIE ROLI SPONSORA

Uczestnicy badania opisali podejście sponsorów do swojej sponsorów w początkowej fazie projektów. Zebrane dane pokazują, że na tym etapie sponsorzy angażują się w pełnienie swoich ról raczej chętnie. Ponad jedna trzecia z nich jest aktywna i entuzjastycznie nastawiona do sponsorowanych przez nich zmian, a prawie 40% jest gotowych zrobić to, o co ich proszono. Tylko jedna czwarta uczestników badania wskazała na pewne wahania, opór lub obojętność ze strony sponsorów na tym etapie.

ZROZUMIENIE ROLI

Większość sponsorów jest chętna do pełnienia tej roli, jednak niewielu rozumie, na czym polega skuteczne jej pełnienie. Poniższy wykres pokazuje, jak liderzy biznesu rozumieją rolę i obowiązki związane z byciem sponsorem. Ponad 50% uczestników badania stwierdziło, że ich sponsorzy nie mają odpowiedniego zrozumienia swojej roli sponsora. 

WSPARCIE ZE STRONY PRAKTYKÓW W ZARZĄDZANIU ZMIANĄ

Praktycy w zarządzaniu zmianą mogą w istotny sposób wspierać sponsorów w pełnieniu ich roli. Mogą zapewniać to wsparcie na przykład poprzez coaching lub organizowania dla sponsorów konkretnych działań wspierających dla ich projektów. Kiedy zespoły ds. zarządzania zmianą skutecznie wspierają sponsorów zmiany, stają się istotnym partnerem dla kadry kierowniczej w zapewnianiu efektywnej realizacji celów biznesowych i korzyści przeprowadzanych zmian.

Jeśli chcesz dowiedzieć się wiecej na temat Zarządzania Zmianą to zapraszamy do bezpłatnej konsultacji: